PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI

A. Pengertian

            Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan daam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa ketrampilan untuk mengelola pengendalian sistem informasi, yaitu ;

1.            Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

2.            Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi

3.            Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi

4.            Kemampuan kemampuan kegiatan koordinasi

Dengan kemampuan kemampuan itu, maka terjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan sistem informasi. Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi

            Bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas dan ketetapan waktunya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar keefektifan seluruh sistem pengendalian. Pembangunan lingkungan pengendalian yang bagus tergantung pada beberapa faktor, yaitu:

1.      Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Menciptakan moral yang tinggi dan suatu lingkungan yang kondusif untuk mendukung terwujudnya keamanan.

2.      Struktur Organisasi Dalam banyak organisasi, akuntansi, komputasi, dan pemrosesan data semuanya diorganisasi di bawah chief information officer (CIO). Divisi semacam ini tidak hanya menjalankan fungsi pencatatan akuntansi tradisional, tetapi juga berbagai fungsi komputasi.

3.      Dewan Direksi dan Komitenya Dewan direksi harus menunjuk komite audit. Komite audit harus menunjuk atau menyetujui pemilihan auditor internal.

4.      Akitivitas Pengendalian Manajemen Penting untuk membangun pengendalian terkait dengan penggunaan dan pertanggung jawaban semua sumber daya sistem komputer dan informasi. Harus ada anggaran yang dibuat terkait dengan akuisisi peralatan dan perangkat lunak, terkait dengan biaya operasi, dan terkait dengan penggunaan. Pengendaliaan anggaran penting dalam lingkungan komputer karena ada kecenderungan di banyak perusahaan untuk mengeluarkan biaya terlalu banyak dalam teknologi informasi.

5.      Fungsi Audit Internal Sistem keamanan komputer harus diaudit secara konstan dan dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan yang terus bertambah.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

·         Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.

·         Berorientasi pada transaksi.

·         Dilakukan berulangkali (amat sistematis).

·         Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).

B. PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI BERDASARKAN KOMPUTER

Di dunia saat ini, makin banyak perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi (TI) untuk memproses informasi bisnisnya secara elektronis. Organisasi menggunakan TI untuk menjalankan bisnisnya, produksinya, dan melaksanakan pelayanannya Ada 4 prinsip secara umum untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak, yaitu:

1.      Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat pelayanan.

2.      Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah: a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta, b) pencurian sumber daya sistem.

3.      Dapat dipelihara (maintainability). Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Hanya perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan teruji sajalah yang termasuk dalam sistem dan data terkait. Bagi seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya yang mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi.

4.      Integritas (integrity). Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi. Sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi sistem tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi sistem, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja.

C. RINGKASAN PENGENDALIAN UMUM UTAMA KEANDALAN

Kategori Pengendalian	Ancaman/Risiko	Pengendalian
Perencanaan strategis dan penganggaran	Sistem Informasi tidak mendukung strategi bisnis, Kurangnya penggunaan sumber daya, Kebutuhan informasi tidak dipenuhi atau tidak dapat ditanggung	Rencana strategis berlapis yang secara periodik dievaluasi, tim penelitian dan pengembangan untuk menilai dampak teknologi baru atas jalannya bisnis, anggaran untuk mendukung rencana strategis.
Mengembangkan rencana keandalan sistem	Ketidakmampuan untuk memastikan keandalan sistem	Memberikan tanggung jawab perencanaan ke pihak manajemen puncak; secara terus-menerus meninjau dan memperbarui rencana; mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menguji kebutuhan, tujuan, kebijakan, dan standar keandalan pemakai; mengidentifikasi dan meninjau seluruh persyaratan hukum yang baru maupun yang telah diubah; mencatat permintaan pemakai atas perubahan; mendokumentasikan, menganalisis, dan melaporkan masalah dalam hal keandalan sistem; menetapkan tanggung jawab kepemilikan, penyimpanan, akses, dan pemeliharaan atas sumber daya informasi; mengembangkan program kesadaran atas keamanan serta mengkomunikasikannya pada seluruh pegawai; meminta pegawai baru untuk menandatangani perjanjian keamanan; melaksanakan penilaian risiko atas seluruh perubahan dalam lingkungan sistem.
Dokumentasi	Desain, operasi, tinjauan, audit, dan perubahan sistem yang tidak efektif	(1)      Dokumentasi administratif (standar dan prosedur untuk memproses, menganalisis, mendesain, memprogram, menangani file dan menyimpan data), (2)      Dokumentasi sistem (input aplikasi, tahap pemrosesan, output, kesalahan penanganan), (3)      Dokumentasi operasional (konfigurasi perlengkapan, program, file, susunan dan pelaksanaan prosedur, tindakan korektif).

D. TUGAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI

Kontrol proses pengembangan.

Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana

1. Fase Perencanaan

Mendefinisikan tujuan dan kendala

2. Fase Analisis & Disain

Mengidentifikasi kebutuhan informasi. Menentukan kriteria penampilan. Menyusun disain dan standar operasi CBIS

3. Fase Implementasi

Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima. Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan. Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

4. Fase Operasi & Kontrol

Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC. Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan.

E. Kontrol Desain Sistem

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

1. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)

Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber

a.    Permulaan Dokumentasi Sumber

1.    Perancangan dokumentasi

2.    Pemerolehan dokumentasi

3.    Kepastian keamanan dokumen

b.    Kewenangan

1.    Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

c.    Pembuatan Input Komputer

1.    Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses

d.   Penanganan Kesalahan

1.    Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yang telah dikoreksi ke record entry

e.    Penyimpanan Dokumen Sumber

1.    Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan

2.  Entri Transaksi

Entri Transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.

a.    Entri Data

Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online

b.    Verifikasi Data

1.    Key Verification (Verifikasi Pemasukan)

2.    Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali

3.    Sight Verification (Verifikasi Penglihatan)

4.    Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system

c.    Penanganan Kesalahan

Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk pengoreksian

d.   Penyeimbangan Batch

Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang sama yang dibuat selama permulaan transaksi

3. Komunikasi Data

Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke dalam sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dgn baik

a.    Kontrol Pengiriman Data

b.    Kontrol Channel Komunikasi

c.    Kontrol Penerimaan Pesan

d.   Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan

4.  Pemrosesan Komputer

Dikaitkan dengan input data ke komputer dan dibanguun dalam program dan database

a.      Penanganan Data

b.      Penanganan Kesalahan

c.      Database dan Perpustakaan Software

# Password # Direktori Pemakai

# Direktori Field # Enkripsi

F. KONTROL TERHADAP PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :

1. Struktur organisasional

Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2. Kontrol perpustakaan

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3. Pemeliharaan Peralatan

Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.

4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas

Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

5. Perencanaan disaster

a.         Rencana Keadaan darurat

Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

b.        Rencana Backup

Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

c.         Rencana Record Penting

Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.

d.        Rencana Recovery

Rencana ini mengidentifikan sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi da pasokan-pasokan.